Fünf Fehler der Selbstverwaltung

Fehler bei der Verwaltung von Immobilien vermeiden

Die Verwaltung von Eigentumswohnungen selbst zu übernehmen erscheint oft auf den ersten Blick verlockend. Man erhofft sich geringere Kosten, eine direktere Kontrolle und spart sich vielleicht die Suche nach der richtigen, der „passenden” Hausverwaltung. In der Realität dagegen stellt sich die Selbstverwaltung meist als eine ziemlich herausfordernde und zeitraubende Aufgabe dar, die mit nicht geringen Risiken behaftet ist. Dabei führen fünf weit verbreitete Irrtümer zu Fehlern, an denen die selbst gestellte Aufgabe schnell scheitert.

 

Fehler 1:

Der Zeitaufwand wird unterschätzt

Eine Selbstverwaltung von Immobilien erscheint meistens nur so lange attraktiv, bis man sich mit den Aufgabendetails im Alltag auseinandersetzt. Gerade bei Wohnungseigentümer-Gemeinschaften (WEGs) von mehr als 10 Einheiten, wächst der Verwaltungsaufwand überproportional. Und so ist die falsche Einschätzung des Zeitmanagements meist der erste Fehler der Selbstverwaltung. Und was für die alltägliche Hausverwaltung zutrifft, das gilt umso mehr bei Projekten, wie zum Beispiel einer Sanierung von Immobilien.

Zahl und Aufgaben der Handwerksunternehmen werden schnell unübersichtlich, die Ausschreibungen sind eine organisatorische Herausforderung, ebenso die Erteilung und Prüfung von Aufträgen. Durch Sanierungen ergeben sich zudem schnell neue Aspekte, die aufgrund unterschiedlicher Interessen bei allen beteiligten Eigentümern zu Auseinandersetzungen und Streitereien führen können. Schon die normalen Anforderungen an die kaufmännische und technische Verwaltung bedeuten eine große Herausforderung. Und Themen wie die Organisation einer Eigentümerversammlung können auch gut informierte Selbstverwalter in schwieriges Fahrwasser bringen. Denn hier spielen juristische Aspekte eine wichtige Rolle.

Fehler 2:

Rechtliche Konsequenzen geraten aus dem Blick

Gerade Fragen der Rechtssicherheit bei der Selbstverwaltung von Immobilien bringen viele unerfahrene Privatpersonen an ihre Grenzen. Denn die Gesetze für die Regelungen von WEGs gelten schon bei Juristen als ein dschungelartiges Geflecht, das zahlreiche strittige Fragen enthält. Dieser Fehler der Selbstverwaltung kann sehr weitreichende Konsequenzen haben.

Zum Beispiel: Wie genau organisiert man rechtssicher eine WEG-Versammlung, damit die Beschlüsse im Nachhinein auch juristisch Bestand haben? Wie sieht der richtige Ablauf bei Sanierungen aus, welche Details müssen bei den Abrechnungen beachtet werden und wie gestaltet man die korrekte Buchführung? Am Ende dieser Fragen steht oft nicht nur die Unsicherheit über korrektes Handeln, sondern auch die Angst vor juristischen Konsequenzen und Schadensersatzforderungen bei Fehlern: Kommen auf den Verwalter letztendlich auch Haftungsfragen.

Fehler 3:

Das Haftungsrisiko wird falsch eingeschätzt

Was soll schon schief gehen? Die optimistische Grundhaltung von internen Verwaltern oder dem Verwaltungsbeirat schwindet oft mit zunehmender Erfahrung. Denn erst im Laufe der Zeit wird vielen klar, dass unter Umständen auch eine persönliche Haftung als Folge falscher Einschätzungen droht. Schließlich steckt der Teufel oft im Detail, zum Beispiel bei der Erstellung von Abrechnungen, beim Aufsetzen von Verträgen und bei versäumten Terminen für Kündigungen oder Zahlungen.

Auch das Thema der Wartungsaufgaben weist etliche Fallstricke auf. Hierzu gehören eine ganze Reihe von Kontrollen. Versäumnisse bei der Wartung von Aufzügen, Heizungs- oder Lüftungsanlagen können Ausfälle und hohe Kosten nach sich ziehen. Die regelmäßige Legionellenprüfung gilt es genauso im Auge zu behalten wie Baumpflegearbeiten und die daraus entstehende Verkehrssicherheitspflicht. Umstürzende Bäume oder herabfallende Äste können schlimme Konsequenzen haben. Und wer seine Entscheidungen und das anschließende Handeln nicht zuvor durch entsprechende Vollmachten absichert, der ist bei Kompetenzüberschreitungen sprichwörtlich auf sich alleine gestellt.

Solche Situationen häufen sich sprunghaft, sobald Sanierungsmaßnahmen anstehen und zum Beispiel auch Handwerkerleistungen kontrolliert und abgenommen werden müssen. Spätestens dann stellt sich meistens auch die Frage nach der Wahl der richtigen Versicherungen. Je nach Situation kann es sein, dass der Versicherungsschutz zumindest zeitweise nicht ausreicht und für bestimmte Aufgaben ergänzt werden muss. Eventuell kann es auch nötig werden, zu einem anderen Anbieter zu wechseln.

Fehler 4:

Das Potenzial für Streitigkeiten innerhalb der WEG wird falsch bewertet

Eine Gemeinschaft von Eigentümern bedeutet immer auch, dass unterschiedliche Interessen unter einen Hut gebracht werden müssen. Rechnet man dann noch hinzu, dass auch Kapitalanleger, Selbstnutzer und Verwalter unterschiedliche Positionen beziehen können, ergibt sich ein großes Konfliktpotenzial. Gefordert ist dann nicht nur ein am besten außenstehender Verwalter, der keine eigenen Interessen als Immobilienbesitzer mitbringt.

Außerdem spielen in dieser Position auch Professionalität, Erfahrung und Expertise eine wichtige Rolle. Falls eine unerfahrene Privatperson aus der Reihe der Eigentümer die Selbstverwaltung übernommen hat, dann hat sie mit Sicherheit einen schlechteren Stand als der Profi, der auf Ausbildung, Fachwissen und damit auf Rechtssicherheit verweisen kann. Auseinandersetzungen führen oft auch zur Anfechtung von Beschlüssen und zu Rechtsstreitigkeiten. Der private Verwalter erlebt das als unverhältnismäßige, auch psychische Belastung, die schnell zu einer Überforderung führen kann.

Fehler 5:

Mangelnde Vorsorge für Ausfall- und Urlaubszeiten

Wer als Selbstverwalter nicht auch noch im Urlaub oder bei Krankheit für die fachgerechte Verwaltung sorgen will, der muss beizeiten für Ersatz sorgen. Und zwar für einen, der genauso kompetent ist und bereitwillig in allen Bereichen einspringen kann. Aber schon für Buchhaltungsfragen und technische Aufgaben verlangt es eine gründliche Vorbereitung und Einarbeitung. Bei den Details der elektronischen Verwaltung, bei der Vielzahl von Konten und Vorgängen, verlieren Ungeübte schnell den Überblick.

Eine kurze Einweisung genügt hier nicht. Schwierig wird die Situation für alle Beteiligten, wenn der bisherige Verwalter seine Aufgabe niederlegt. Sei es, weil er für diese Aufgaben keine Zeit mehr hat, weil sein Mandat ausläuft oder weil er wegen Krankheit für längere Zeit ausfällt. Wer diese Aspekte der Selbstverwaltung von Immobilien berücksichtigt, der stellt schnell fest, dass eine mögliche Kostenersparnis in keinem Verhältnis zu den Nachteilen steht. Mangelnde Expertise kann letztlich ebenso für alle Beteiligten zum Bumerang werden wie der falsch eingeschätzte Zeitaufwand durch Alltagsaufgaben und Fortbildungen. Und Auseinandersetzungen von Eigentümern und Verwaltung führen ebenso wie Haftungsfragen auch zu psychischen Belastungen.